Aus der Praxis heraus: Sechs Beratungsansätze, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Arbeitsbedingungen positiv zu beeinflussen und die in einem übersichtlichen Zeitrahmen umgesetzt werden können.
Lösungen im großen Ganzen und im Kleinen
Artikel wurde in Ausgabe 04/2022 von „Wirksam – Das Magazin für Pflege“ veröffentlicht.
Worum geht es?
Mit Pionierarbeit Pflege zukunftsfähig machen: Als Pflegepioniere beschäftigen wir uns mit vielfältigen Themen rund um die berufliche Pflege und der Weiterentwicklung ambulanter Versorgungsstrukturen. Aber auch die Bereiche Bildung, Vernetzung und Digitalisierung gehören zu unseren Expertisen und Interessen. Noch unergründete Themen treiben uns an stetig neue Trends zu erkunden. Auch im Themenfeld der Fördermöglichkeiten stehen wir unseren Kund:innen beratend zur Seite, um den Unternehmen, den Teams und Führungs-kräften die beste Entwicklung zu ermöglichen. Alles mit dem Ziel, zu einer Verbesserung der Pflegeversorgung beizutragen.
Aus der Praxis heraus: Konkret erleben wir in unseren Tätigkeiten als Berater:innen und Dozent:innen, dass bei Pflegebetrieben viele Stellen unbesetzt, jedoch nur wenig Bewerber:innen am Arbeitsmarkt zu finden sind. In den vergangenen zehn Jahren hat sich der Fachkräftemangel in der Pflegebranche deutlich verschärft. Viele Pflegebetriebe setzen beispielsweise teure Leasingfirmen ein, um die Dienstpläne überhaupt noch gut abdecken zu können. Erschwerend hinzukommen gravierende demographische Entwicklungen, besonders in ländlichen Regionen. Dort gibt es kaum noch Nachwuchskräfte, die sich potenziell für einen Pflegeberuf entscheiden würden. Parallel nimmt die Anzahl derjenigen Menschen zu, die sich aus dem Erwerbsleben in den Ruhestand verabschieden und damit dem Arbeitsmarkt nicht mehr zur Verfügung stehen. Und durch das fehlende Personal hat oftmals auch die Qualität der Versorgung sowie die Qualität der Arbeitsbedingungen vor Ort in den Betrieben stark nachgelassen.
Anforderungsprofile an Entscheider:innen
Führungspersonen sind also kontinuierlich mit der Rekrutierung von geeignetem Personal beschäftigt. Es bleibt wenig Zeit, um sich über explizite Weiterentwicklung des eigenen Betriebes in organisationaler und strategischer Hinsicht Gedanken zu machen. Hinzu kommen Gesetzesänderungen, Verordnungen und seit Kurzem die Tariftreue, die neben den anderen Herausforderungen im Betrieb alltäglich umgesetzt werden müssen.
Aufgrund der abnehmenden Arbeitsqualität, insbesondere aus der Perspektive des Pflegepersonals, hat nicht zuletzt auch die Berufsattraktivität abgenommen. Es lassen sich immer weniger Bewerber:innen für die freien Stellen finden.
Gleichzeitig wird in den Arbeitsfeldern der Pflegekräfte ebenso häufig von prekären Arbeitsbedingungen gesprochen, die in der Regel dazu führen, dass ausgebildete Pflegekräfte ihren langjährigen und bekannten Arbeitsplatz verlassen und zu einem anderen Arbeitgeber wechseln oder ganz aus dem Beruf aussteigen. Hinzu kommt in der Regel, dass die Arbeit im Bereich der Pflege sowohl körperlich wie auch psychisch sehr belastend sein kann. Eine Überforderung, insbesondere bei Auszubildenen, Differenzen zwischen Berufseinsteigern und erfahrenen Kräften oder innerhalb von Qualifikationsniveaus führen u.a. zu vermehrten Abbrüchen bereits im ersten und zweiten Ausbildungsjahr und zu Ausstiegen aus dem Beruf. Konsequenz ist, dass trotz starker Bewerber:innenzahlen nicht ausreichend Personen ihr Examen abschließen und dem Pflegemarkt ebenfalls nicht zur Verfügung stehen.
Wir bewegen uns folglich in einer Abwärtsspirale, denn der Bedarf an Pflegeleistungen nimmt besonders bei älteren Menschen in der Gesellschaft zu und zeitgleich nimmt die Anzahl derer ab, die diese Menschen potenziell pflegen könnten.
Was ist zu tun?
Ein unhinterfragtes Weitermachen darf es nicht mehr geben. Ein zielgerichtetes Handeln ist nun unerlässlich, um dieser Abwärtsspirale tatsächlich begegnen zu können.
Die Gesundheits- und Pflegeversorgung ist eine Daseinsvorsorge und damit existenziell für unsere Bevölkerung. Wir wissen seit Längerem, dass sie nicht mehr selbstverständlich ist, denn Zeitnot, ein rauer Ton und Kommerzialisierung sowie sog. heuschreckenartige Aufkäufe sind längst Tagesordnung. Ziel wäre es, ein sorgendes Gesundheits- und Pflegesystem zu erschaffen, vor dessen “Mühlen” Patient:innen keine Angst haben müssen und indem die hochqualifizierten Versorgenden mit Freude arbeiten. Dafür sind jedoch tiefgreifende Strukturreformen notwendig.
Eine besondere Aufmerksamkeit gilt der Fachpflege und der Organisation dieser. Gemeinsam mit dem Institut für Pflege, Altern und Gesundheit e.V. arbeiten wir aktuell mit ausgewiesenen Expert:innen an dem “großen Ganzen”: An einer 8-Punkte-Reformidee und an mittel- bis langfristigen Lösungen für das Pflegesystem.
Die 8-Punkte-Reform des Expert:innenrats des Instituts für Pflege, Altern und Gesundheit e.V.
Für ein modernes sektorenübergreifendes und integriertes Gesundheitssystem ist das Tandem Spitzenmedizin und Spitzenpflege obligatorisch. Hier verantworten Ärzt:innen und Pflegefachkräfte gemeinsam die Patientenversorgung und entscheiden im Tandem auf Augenhöhe über die individuell bestmögliche medizinische und pflegerische Behandlung. Die Partner:innen der Selbstverwaltung und den Gebietskörperschaften als moderne soziale Infrastruktur, planen, organisieren und verantworten die sozialraumbezogene und integrierte Versorgung. Dafür ist eine Aufbaudekade für die Fachpflege unumgänglich, um die institutionelle Verortung im deutschen Versorgungssystem nachzuholen.
I-pag.de
Als Pflegepioniere und Unternehmensberatung können wir uns in unserem alltäglichen Geschäft nicht um die Reformierung der Pflegeversorgung kümmern. Wir können “im Kleinen” die Pflegeinstitutionen aber dabei unterstützen, bestmöglich in den bestehenden Rahmenbedingungen zu arbeiten, um mit ihnen gemeinsam die offensichtlichsten Herausforderungen anzugehen.
Doch was genau können wir gemeinsam mit den begrenzten Personal- und Finanzressourcen erreichen?
Unserer Meinung nach ist die Grenze der Ressourcen-optimierung so gut wie erreicht. Hochoptimierte Systeme sind sehr anfällig, sodass bereits kleine Abweichungen und Mehrbelastungen ganze Prozesse stören können oder sie gar zum Erliegen bringen. Veränderungen können nur noch im abgesteckten Rahmen stattfinden. Es gilt, diese Transformationsanliegen maximal zu begleiten und in kleinen Schritten umzusetzen.
Die Erfahrung aus den letzten Jahren Beratung zeigt insbesondere sechs Beratungansätze auf, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Arbeitsbedingungen positiv zu beeinflussen und die in einem übersichtlichen Zeitrahmen umgesetzt werden können.
Hierbei handelt es sich um folgende Konzepte zur:
- Stärkung einer “guten Führung”
- Entwicklung unternehmensübergreifenden betriebswirtschaftlichen Betrachtung und Gründung von Kooperativen zur Einzelverhandlung und kollegialen Beratung
- Sichtbarkeit des Unternehmens
- Kommunikationskultur
- Digitalisierung der Verwaltungsprozesse
- Stärkung der Mitarbeiter:innengesundheit
Lassen Sie uns nun einmal gemeinsam in die Ansätze und erfolgreich umgesetzte Projekte hineinschauen.
Gute Führung
Heutzutage wissen wir über die Disziplin des Pflegemanagements und auch der Organisationspsychologie, dass die Gestaltung von Arbeitsprozessen aber auch das politische Verhandeln von rechtlichen Strukturen wichtige Voraussetzungen sind, um Verbesserungen für die Arbeitsbedingungen herbeizuführen. Fehlt jedoch diese Gestaltung, weil etwa neben den fehlenden Fachkräften auch noch entsprechend ausgebildete Führungskräfte fehlen, können sich Arbeitsbedingungen in den Einrichtungen sogar noch verschlechtern. Ohne definierte Arbeitsprozesse und ohne die Anpassung an die jeweiligen Bedarfe, kann sich eine Pflegeeinrichtung aus eigener Kraft nicht verändern und an die Gegebenheiten anpassen. Das Pflegemanagement ist dadurch gefragt, sowohl nach innen in die Einrichtung als auch nach außen in Richtung Politik und Gesellschaft zu gestalten. Diese Rolle erfordert wissenschaftliche und fachliche Kenntnisse über innerbetriebliche Strukturen, Versorgungsprozesse und Schnittstellen, Qualifikationen und auch Menschenkenntnisse, um Pflegekräfte und Bewohner:innen/Patient:innen gut einschätzen zu können und die Bedürfnisse und Erwartungen von Patient:innen und Personal abzuwägen. Das Pflegemanagement und die Gestaltung der Organisationen spielen im Kontext des Fachkräftemangels und der herausfordernden Arbeitsbedingungen eine Schlüsselrolle, über die bisher noch zu wenig bekannt und diskutiert wird.
Diese Rolle kann jedoch ggf. nicht nur eine Person allein ausfüllen. Daher entwickeln wir z.B. mit einem Komplexträger neue Aufgabenfelder und Tätigkeitsprofile besonders zu administrativen und leitenden Aufgaben. Diese Umstrukturierung soll dazu dienen, Führungsaufgaben nicht zwingend und grundsätzlich bei einer Führungsperson aufzuhängen und z.B. alle administrativen Tätigkeiten der PDL-Position zuzuschreiben. Im Speziellen ist darauf zu achten, dass Potenziale einzelner Beschäftigter genutzt werden, um genau solche Tätigkeiten entsprechend begabten Mitarbeiter:innen in Verantwortung zu geben. In vier Schritten wird das neue Führungskonzept implementiert und stetig agil weiterentwickelt. Ergänzend findet regelmäßiges Coaching der Beteiligten statt, sodass auch (neue) fachliche Fragen und Herausforderungen gelöst werden können.
Betriebswirtschaftliche Betrachtung: Ohne finanzielle Mittel kaum Möglichkeiten
Auf der organisationalen Ebene, auf der auch leitende Pflegepersonen (z.B. Geschäftsführung, Einrichtungsleitung und Pflege-dienstleitung) in der Regel beschäftigt sind, sind neben den rechtlichen Strukturen auch finanzielle Strukturen zu berücksichtigen. Besonders die Refinanzierung von Pflegekräften in den unterschiedlichen Versorgungssettings ist wesentlich, um pflegerische Leistungen wirklich sicherzustellen. Die Refinanzierung ergibt sich aus den rechtlichen Vorgaben über die Sozialgesetzbücher sowie aus den Verhandlungsprotokollen der Pflegesatzverhandlungen bzw. Budgetverhandlungen. Die Pflegesatzverhandlungen selbst müssen von den Führungskräften hinsichtlich der Anzahl wie auch der Qualifikationen der Beschäftigten vorbereitet werden. Dabei spielen die Gehaltsstrukturen der Mitarbeiter:innen eine wesentliche Rolle und müssen ebenfalls in die Kalkulationen für die Personalaufwendungen einfließen. In jedem Versorgungssetting sind Finanzen ein wichtiger Part, denn in erster Linie müssen die Beschäftigten bezahlt und auch die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden. Führungskräfte haben in diesem Zusammenhang die Verantwortung, pflegerische Leistungen in der Form sicherzustellen, dass die Beschäftigten in entsprechender Anzahl und auch die benötigten Arbeitsmittel in ausreichender Form an jedem Tag im Jahr für die Pflegebedürftigen bereitgestellt sind. Sie tragen damit die größte Verantwortung, wenn es um das wirtschaftliche “Überleben” des Betriebes geht. Einschränkungen gibt es selbstverständlich auch in diesem Kontext, denn das verhandelte Geld ist nicht unendlich einsetzbar. So sind Mindestvorgaben zwar einzuhalten, aber um darüberhinausgehende Investitionen, etwa für die Personalentwicklung, vornehmen zu können, sind Konzepte und überzeugende Argumente den Kostenträgern vorzulegen. Oftmals fehlen aber (überbetriebliche) Referenzwerte und Erfahrungen im Umgang mit Verhandlungspartnern und deren Argumentationsstärke.
Als Lösungsansatz haben wir in Niedersachsen mit fünf Anbie-ter:innen eine “Kooperative” gegründet, die sich die aufwändigen Ressourcen zur Vorbereitung auf Einzelverhandlung teilen und ihre internen Zahlen miteinander in einem Benchmarking teilen, um auch einen Referenzwert als Argumentation gegenüber dem Kostenträger zu haben.
In jedem Betrieb werden hierfür die notwendigen Daten erhoben und gleichzeitig Kennzahlensysteme erarbeitet, die für eine weitere innerbetriebliche Verbesserung des betriebswirtschaftlichen Ergebnisses relevant sind. Diese Daten werden in ein Benchmarkingsystem übertragen, allen beteiligten Betrieben zur Verfügung gestellt und für die Verhandlungs(vorbereitung) genutzt, die wiederum begleitet wird. Im geschützten Rahmen der Kooperative erhalten die Unternehmer:innen ebenfalls erstmalig die Möglichkeit, sich mit offen mit positionsgleichen Gesprächspartner:innen regelmäßig austauschen zu können.
Folgende Kennzahlen werden insbesondere zur Steuerung verwendet
- Kostendeckung / Umsatzrendite
- Ausschöpfung der Sachleistungsquote
- Beratungs- und Privatzahlerleistungen
- Umsatzanteile je Leistungsart
- Krankheits- und Überstundenquote
Sichtbarkeit des Unternehmens
Die Wichtigkeit von modernen und funktionierenden Social Media- und Webauftritten und Karrierebereichen haben viele Unternehmen bereits erkannt und investieren in zahlreiche Angebote. Oftmals bleibt Potenzial aber ungenutzt, wenn die Betrachtungsweise nicht ganzheitlich erweitert wird.
Regelmäßig erarbeiten wir gemeinsam mit Kund:innen zum Beispiel
- Welche Mehrwerte man potenziellen Mitarbeiter:innen bietet und insbesondere noch bieten könnte
- Wie dies in den Kommunikationsmittel (z.B. Stellenanzeigen, Videos, Webseiten und Anzeigen) aussehen muss, um die richtigen Mitarbeiter:innen anzuziehen und dabei gleichzeitig aufmerksamkeiterweckend und wertschätzend kommuniziert werden kann, ohne zu viel zu versprechen.
- (Kommunikations-) Prozesse in der Rekrutierung und im Onboarding sowie der langfristigen Bindung aussehen müssen, um Abbrüche und Wechsel möglichst zu vermeiden. Beginnend bei Antwortzeiten auf Anfragen, Möglichkeiten der Kontaktaufnahme bis zur Gestaltung von Wertschätzung für langjährige Zusammenarbeit.
- Dabei sind alle relevanten Personen und Abteilungen im Unternehmen sowie Stakeholder und Dienstleister mit einzubeziehen.
Diese Projekte werden von den Pflegepionieren vollumfänglich begleitet und gemanagt. Durch die Kombination aus Marke-ting, Rekrutierung und dem Wissen über die (Besonderheiten) der Pflegebranche sind die aufwendeten Ressourcen oftmals deutlich effizienter eingesetzt, als es vereinzelte Projektierungen erlauben würden.
Kommunikationskultur – Verbesserungsmanagement
Um Verbesserungsmanagement effektiv umzusetzen, benötigt man im Allgemeinen eine Vertrauenskultur im Unternehmen. Möchte man Arbeitsprozesse optimieren, sollte die Meinung und Sichtweise der Mitarbeiter:innen einbezogen werden, da sie vor Ort die Herausforderungen und Probleme erleben und meist dafür auch schon Lösungsvorschläge haben. Hierfür bietet sich die Einführung eines Vorschlagswesens an, das den Mitarbeiter:innen anonym ermöglicht, Verbesserung zu melden oder gar Beschwerden loszuwerden.
Umsetzung eines digitalen Verbesserungsmanagements: Über einen hausinternen Messenger wurde bei einem unserer Kunden ein Kanal eingerichtet, der allen Mitarbeiterinnen ermöglicht, jederzeit und anonym, Verbesserungsvorschläge einreichen zu können. Mit nur drei Fragen (siehe Grafik) konnten enorm wichtige Informationen gewonnen werden, die insbesondere der Pflegedienstleitung geholfen hat, umgehend erste Lösungen für die genannten Verbesserungswünsche zu entwickeln. Wichtig war hier eine regelmäßige Rückmeldung auf die genannten Vorschläge in den Teambesprechungen, damit die Mitarbeiter:innen erkennen, dass die Umfrage keine Farce ist, sondern direkte Änderungen bewirken kann. Ein Ergebnis der Umfrage war beispielsweise der Wunsch nach mehr fachlicher Unterstützung im Umgang mit dem Patienten. Die Schaffung des Angebotes einer “regelmäßigen Fallbesprechung” konnte diesem Wunsch direkt begegnen und den Mitarbeiter:innen im Umgang mit den Patient:innen gewünschte Sicherheit verschaffen.
Frage 1
Wie zufrieden sind Sie als Pflege(fach)kraft bei Ihrem Arbeitgeber auf einer Skala von 1-10?
Denken Sie dabei z.B. an Gehalt, Arbeitsbedingungen, Flexibilität, Vereinbarkeit, Dienstplanung, Gesundheit.
Skala von 1-10.
1 (gar nicht zufrieden) – 10 (sehr zufrieden)
Ergänzende Freitextfrage: Was müsste passieren, damit Sie 10 angekreuzt hätten?
Frage 2
Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Team auf einer Skala von 1-10?
Denken Sie dabei z.B. an Kommunikation, Absprachen, Teamwork, Fairness, Unterstützung, Fehlerkultur oder Umgang.
Skala von 1-10.
1 (gar nicht zufrieden) – 10 (sehr zufrieden)
Ergänzende Freitextfrage: Was müsste passieren, damit Sie 10 angekreuzt hätten?
Frage 3
Freitextfrage: Welche drei Maßnahmen und Schulungen wünschen Sie sich?
Dazu gehören z.B. Betriebsfeste, Ausflüge, Fachschulungen und Teamentwicklungsangebote.
Verwaltungsprozesse digitalisieren
Der Begriff Qualitätsmanagement, also die Optimierung der Abläufe, dürfte allen Unternehmer:innen ein Begriff sein. Wie sieht es bei dem Begriff des digitalen Qualitätsmanagements aus? Dieser bedeutet schlicht und einfach: Wie können Prozesse im Unternehmen durch eine digitale Lösung vereinfacht werden. Also zum Beispiel das Einreichen digitaler Corona-Nachweise, die digitale Erstellung von Formularen oder die übersichtliche Ablage aller relevanten Dokumente, sodass man diese schnell parat hat, wenn von Extern geprüft wird. Hier geht es um Verschlankungsprozesse, die begleitet werden müssen. Denn aus dem Unternehmen selbst heraus, ist es in den meisten Fällen sehr schwierig diese Strukturen zu erstellen, da die täglichen operativen Geschäfte zu viel Zeit einnehmen.
Gemeinsam mit einem ambulanten Kunden haben wir uns darauf konzentriert, die Digitalisierung und Nachhaltigkeit in allen Arbeitsbereichen voranzutreiben. Die Corona-Zeit hat noch einmal verdeutlicht, dass Verwaltung und Prozesse smarter und digitaler werden müssen, um eine Entlastung der Mitarbeiter:innen, im Rahmen der Qualitätsentwicklung, zu erreichen. Prozesse und Handlungsabläufe wurden digital abgebildet und für eine unabhängige, selbstständige Anwendung aufbereitet. Ob im Rahmen eines Onboarding-prozesses oder während des normales Pflegealltags, die Mitarbeit:innen haben so die Möglichkeit, schnell und unkompliziert auf relevante Unterlagen zuzugreifen.
Stärkung der Unternehmenskultur und Gesundheit
Attraktive Arbeitsbedingungen sind der Schlüssel für Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit in Deutschland. Sie bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Fachkräftesicherung in Unternehmen und Verwaltungen. Eine zukunftsfähige Unternehmens-kultur, trägt dazu bei, dass sich Mitarbeiter:innen wohl und wertgeschätzt fühlen, ihnen aber auch das Gefühl gibt, dass nachhaltig und modern gearbeitet werden kann.
Gemeinsam mit einem ambulanten Pflegekunden wurde überprüft, inwieweit vergangene und aktuelle Maßnahmen erfolgreich zur Zukunftsfähigkeit des Unternehmens beitragen. Vor diesem Hintergrund durchlief der Pflegedienst das INQA Programm “zukunftsfähige Unternehmenskultur”. Ziel war eine ausführliche Analyse. Deren Ergebnis ist es, in einem Folgeprojekt beteiligungsorientiert und partizipativ im Rahmen der wichtigsten kulturschaffenden Säulen (Führung, Chancen-gleichheit, Diversity, Gesundheit, Wissen und Kompetenz), pro Säule Maßnahmen durchzuführen. Diese kristallisierten sich im Vorfeld durch eine Online-Mitarbeiterbefragung als Handlungsfelder heraus. Im Anschluss wurde geplant, welche konkreten Maßnahmen das Team bereit ist umzusetzen, um an einer wertschätzenden und attraktiven Organisations-struktur zu arbeiten. Mit Erfolg: Eine Auszeichnung durch das Ministerium in Berlin zeigte zum einen große Wertschätzung gegenüber dem Pflegedienst und dessen Entschluss sich auf den nicht ganz unkomplizierten Transformationsprozess einzulassen. Zum anderen konnte dieser Erfolg öffentlichkeitswirksam präsentiert werden.
Diese Beispiele zeigen, dass in den Betrieben, auch in einem kleinen Rahmen, Verbesserung umgesetzt und Transformation eingeleitet werden kann. Hierfür bedarf es aber einer ständigen Begleitung, die gemeinsam mit den Inhaber:innen und Mitarbeiter:innen die Prozesse gestaltet und umsetzt.
Hier findest Du ein weiterführendes Video zum Thema Beratung und Pionierarbeit in der Pflegebranche unserer Geschäftsführerin Melanie Philip.
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